各领导班子成员,各办公室(中心、所、队、站)、各社区:
为进一步加强合同和采购规范化管理,经街道党政联席会议研究通过,现将《大坪街道合同管理制度(试行)》、《大坪街道采购管理制度(试行)》印发给你们,请认真贯彻落实。
中共重庆市渝中区大坪街道工作委员会
重庆市渝中区人民政府大坪街道办事处
2022年10月9日
(此件公开发布)
大坪街道合同管理制度
(试行)
一、为规范本街道合同审核、签订、履行、付款的管理程序,预防减少合同风险,加强廉政勤政建设,特制订本制度。
二、本制度适用于本街道签订由财政资金支付的物资采购、服务购买、(零星)工程项目等事项的合同管理。
三、街道进行合同签订事宜,实行分级分层负责制,合同的承办科室和分管领导承担主体责任,纪工委承担监督责任,财政办承担时序审核责任,按合同金额分级报请领导签字。
四、合同拟定。承办科室在采购相关货物、服务、工程时,应根据实际情况,同合作方协商拟定合同。
五、合同审核。合同签订前,科室负责人、分管领导要审查合作方的主体资格,重点审核标的名称、数量、质量、金额、付款方式、票据、履行期限、质保期、质保金、验收、违约责任、解决争议及签订时间等合同要素。重要合同需经法律顾问分析判断签约风险,包括但不限于:变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。
六、合同签字。按照一合同一签字要求,相关合同具体经办人凭该事项事前已审签的《大坪街道工作请示用笺》或党工委会、党政联席会审议情况说明,填写《大坪街道合同专审表》(附件)逐级签字。
1.物资采购、服务购买事项合同金额在5万元以下的,工程项目合同金额在10万元以下的,由分管领导签字。
2.物资采购、服务购买事项合同金额在5万元以上的,工程项目合同金额在10万元(含)以上的,由街道法人代表签字或者授权分管领导签字。
七、合同盖章。相关合同具体经办人出具逐级对合同进行专审后的《大坪街道合同专审表》到党政办加盖本街道公章,合同文本超过一页的,应当对整份合同加盖骑缝章。有可能引发法律风险的合同,可征求街道法律顾问意见。
八、合同订立。合同金额在1万元(含)以上的,原则上都应订立书面合同或协议,确保经济活动受到法律保障;合同金额在5万元(含)以上的,合同文本最少一式四份:党政办(档案室)一份、财政办公室一份、承办科室一份、合作方一份。
九、合同变更。对街道领导已经同意的事项,但合同条款有实质性变动的,承办科室应按程序逐级报批,并将修改后的合同重新送交领导签字。如果未经街道领导同意,擅自更改文本,应由承办人承担法律责任。
十、合同履行。承办科室要跟进落实,保障合同履行。合同履行过程中发现存在合同风险,做好风险预警。合同执行完毕,应由承办科室人员对合同完成情况进行验收,并细化验收操作规程。承办科室要收集合同原件、发票及验收单,按程序支付款项。
十一、合同保管。本街道签署的合同,必须留存合同原件。党政办指派专人制定工作台账,做好合同原件的登记、备案、存档。
十二、合同付款。分管领导和承办科室、财政办要严格把关,根据合同规定付款,杜绝先执行后签约、先付款后签约等现象。
十三、合同履约过程发生违约事项,应按合同条款规定处理;合同经办人应及时报告分管领导,不得自行决定责任减免。
十四、凡违反合同管理制度要求,给本街道造成损失的,将追究承办人员及相关责任人的责任。
本制度从印发之日起试行一年。
附件:大坪街道合同专审表
大坪街道采购管理制度
(试行)
一、为加强街道党工委对“三重一大”重要事项的决策研究,做好本街道采购管理工作,规范采购行为,提高采购效率,促进廉政勤政建设,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及区政府采购相关规定,制定本制度。
二、本制度所称采购,是指本街道使用财政资金单次采购金额1万元(含)以上的货物、服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇佣等。
三、采购应按照公开、公平、公正、高效廉洁的原则组织实施,严格落实《大坪街道办事处财务管理制度》,维护公共利益。
四、街道进行的采购,实行分级分层负责制,采购的承办科室和分管领导承担主体责任,纪工委承担监督责任,财政办承担时序审核责任,按采购金额分层实施。
五、列入市集中采购目录的,按《重庆市政府集中采购目录及采购限额标准》确认的方式进行采购。
六、单次采购金额1万元以上(含)、5万元以下的零星物资采购、零星购买服务项目,原则上应采取口头询价的方式进行采购。通过口头、网络、面谈等询价方式向不少于3家符合相应资格条件的单位询价,经综合比较并确定最优单位,填写《大坪街道工作请示用笺》,按照《大坪街道办事处财务管理制度》明确的程序报相关街道领导审批同意后实施。
七、单次采购金额5万元以上(含)、20万元以下的物资采购、购买服务,原则上应采取竞争性谈判的方式进行采购。
1.承办科室填写《大坪街道工作请示用笺》,报街道党政主要领导审批同意后,向不少于3家符合相应资格条件的单位发出谈判文件(含采购物资品名、数量、规格等内容),通过纸质报价、承诺等谈判商定价格、实施方案和合同。
2.将发放谈判文件的具体单位以及相关谈判情况填写《大坪街道工作请示用笺》报告党政主要领导。
3.根据对其法人情况、资信、服务质量、业绩、报价、合同执行力等进行综合比较的结果,择优评选出采购单位,相关事项提交党政联席会议同意后实施。
八、单次采购金额20万元(含)以上、100万元以下的物资采购、购买服务,原则上应采取竞争性比选的方式进行采购。
1.承办科室填写《大坪街道工作请示用笺》,提出采购和比选方案,报街道党政主要领导审批同意后,开展前期可行性研究和市场行情初步调查。
2.分管领导、承办科室将相关事项提交街道党工委会审议同意后实施。
3.成立由相关事项分管领导、承办科室、干部职工代表组成的评审小组,纪工委派员全程参与监督,负责开展比选工作并确定中选单位。
4.评审小组发布比选公告或者资格预审公告(附件1)。比选公告或者资格预审公告应当以适当形式进行公开发布,如在办事处公告栏张贴等,发布时间不得少于3个工作日。
5.评审小组按照审议后的比选方案和原则,根据报名情况,填写《大坪街道工作请示用笺》报经党政主要领导同意后,形成邀请函(附件2)和比选文件,向通过资格预审的参选单位(不少于三家)发出邀请函和比选文件。
6.参选单位按照事先公布的规则和标准准备比选资料(比选资料包括但不限于报价单、企业资质、企业法人资料或授权人资料、企业既往有代表性的服务供应项目等),在邀请函约定的时间参加比选评审会。
7.比选评审会由评审小组具体组织实施并全程纪实,在参选单位见证下,评审小组现场开启比选资料,根据对其法人情况、资信、服务质量、业绩、报价、合同执行力等进行综合比较的结果,择优评选出中选单位,比选结果须填写《比选评审意见表》(附件3)并由相关各方签字确认。
8.评审小组将比选结果以适当形式公示(附件4)不少于3个工作日。
9.公示结束后,未有影响拟中选人实质性的反映,评审小组将相关事项提交街道党工委会议同意后,可向中选人发出中选通知书(附件5)。
九、单次采购金额达到100万元及以上的物资采购、购买服务,应委托采购代理机构代为采购。列入区集中采购目录的,应委托区公共资源市场化配置中心代理采购。
十、采购合同执行完毕,承办科室或采购代理机构原则上应在7个工作日内组织履约情况验收,不得无故拖延或附加额外条件。对满足合同约定支付条件的,承办科室原则上应在收到发票后5个工作日内按程序办理支付手续。
十一、工程类项目购买服务按照《大坪街道建设项目管理办法(试行)》的有关要求执行。
十二、若采购货物或者服务需按照应急程序进行、采购需求具有特殊性、只能从唯一供应商处采购、采用比选所需时间不能满足业务开展紧急需要的,经请示街道党政主要领导同意后,可以按照政府采购法采用邀请招标、单一来源方式或者询价方式采购。
十三、采购合同或协议,应按照《大坪街道合同管理制度》明确的条款执行。
十四、办理采购职责的科室应及时将采购和使用的相关文件整理归档,对资料的真实性、合法性、完整性负责,不得伪造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十年。参加采购工作人员必须恪守法律法规、职业道德,做到清正廉洁。
本制度从印发之日起试行一年。
附件:
1.比选公告
2.比选邀请函
3.比选评审意见表
4.比选结果公示
5.比选结果公示